Ich vermute jetzt einmal, dass dies bereits im Vorfeld geschah. Anhand der Datenbank ist bekannt, bei wem zum Quartalsende I/21 die Gültigkeit abläuft. Damit kann man noch im Vorjahr eine Namensliste zur Prüfung einreichen, die anscheinend vor Jahresbeginn beantwortet wurde. Das Handling dürfte so jedenfalls einfacher sein, als x einzelne Anfragen zu stellen.
Persönlich hätte ich aber auch keinerlei Problem damit, wenn der Verwaltungsakt einen längeren Zeitraum beansprucht hätte. Allerdings hätte ich grundsätzlich auf eine persönliche Übergabe des Dokumentes bestanden.